facebook_pixel

Halvparten mangler verktøy for personalinformasjon

En rapport fra Gartner viser at det er mye å spare på et godt verktøy for informasjon om ansattes rettigheter og plikter. Likevel har under halvparten av norske virksomheter en slik løsning.

Kilde: Knut Arild Vold, journalist hos Infotjenester

 

Under halvparten av norske virksomheter har en fullverdig nettbasert løsning for å gi ansatte og ledere informasjon om ferie- og permisjonsrettigheter, interne regler og prosedyrer, ansattgoder osv.

Dette viser en undersøkelse Norstat har gjort for Infotjenester.

Undersøkelsen er gjennomført mot 200 personalansvarlige i norske virksomheter med mer enn 30 ansatte.

Les også: Denne overtidsregelen er det få som kan

Mye tid å spare

Samtidig viser Gartner-rapporten «Modernizing HR Service Delivery for the Digital Workforce» at det er mye tid, og dermed også penger, å spare på å gi ansatte tilgang til en slik selvbetjent kunnskapsbase.

– Arbeidstakere og ledere som har tilgang til å søke i en godt implementert kunnskapsdatabase gjennom en integrert portal eller mobilt grensesnitt kan løse sine egne utfordringer i 40 – 70 % av tilfellene. En slik portal inkluderer typisk retningslinjer, prosedyrer og materiale for beslutningsstøtte, skriver Gartner i rapporten.

Les også: Hva skal en Personalhåndbok inneholde?

Tar mye tid

Når ansatte ikke har et enkelt verktøy tilgjengelig, vil både ansatte og ledere bruke mye tid på å lete etter informasjon. Dette er tid som i stedet kunne vært brukt på verdiskapende aktiviteter, sier Infotjenesters produktsjef Kamilla Lunde Sørli.

– Mange får en aha-opplevelse når de ser hvor mye tid som går med til å finne svar på personalrelaterte spørsmål i virksomheten. Ansatte går gjerne først til en kollega for å spørre, før de går videre til nærmeste leder og til slutt til HR dersom leder ikke kan svare. De fleste HR-ansatte har nok ganske klart for seg at det kan frigjøres mye tid i HR-avdelingen dersom arbeidstakere og ledere får tilgang til å finne svarene selv. Slike unødvendige spørsmål er ressurskrevende i hele organisasjonen, sier hun.

SE OGSÅ: Infotjenester har utviklet en kalkulator for å beregne besparelsen ved å investere en nettbasert personalhåndbok.

Bruker muntlig overlevering

I undersøkelsen Norstat har gjort for Infotjenester ble de personalansvarlige som ikke har en digital løsning for personal- og lederhåndbok spurt om hvilke alternativer de bruker. Over halvparten oppgir at de informerer medarbeiderne muntlig eller gjennom ansettelseskontrakten.

Det overrasker Infotjenesters arbeidsrettsjurist Camilla Schie-Veslum.

– I et arbeidsforhold vil det dukke opp en lang rekke spørsmål knyttet til arbeidsforholdet som ikke er hensiktsmessig å ta inn i arbeidsavtalen. Det kan for eksempel handle om rett til velferdspermisjoner og rutiner knyttet til bruk av egenmelding og varsling ved sykdom. Slike ting bør ikke inn i en arbeidsavtale eller vedlegg til arbeidsavtalen, sier Schie-Veslum.

Hun minner om at alt som er avtalt i arbeidsavtalen eller vedlegg til arbeidsavtalen er bindene for begge parter, og derfor ikke ensidig kan endres av en av partene.

Les også: Overrasket over denne overtidsdommen?

Blanding av lovverk og rutiner

Kamilla Lunde Sørli i Infotjenester understreker at en velfungerende personalhåndbok både bør inneholde virksomhetens egne retningslinjer og informasjon om gjeldende regelverk.

– I våre personalhåndbøker vedlikeholder kundene selv virksomhetens retningslinjer, mens norsk regelverk oppdateres løpende av våre juridiske rådgivere. På den måten trenger ikke kundene tenke på å oppdatere sine personalhåndbøker når det for eksempel kommer endringer i arbeidsmiljøloven eller rettighetene til foreldrepermisjon, sier Lunde Sørli.

Undervurderer mobil tilgjengelighet

Norstat har også spurt de 200 personalansvarlige om hvilke flater de vurderer som viktigst for tilgang til en personal- og lederhåndbok. Her peker PC seg ut som det aller viktigste, foran mobil og nettbrett.

– Det er kanskje litt overraskende at ikke flere oppgir mobil som den viktigste plattformen for personalhåndbok i 2017, men det er nok en utvikling som kommer i årene fremover. Svært mange arbeidstakere jobber uten tilgang til PC, og da er det naturligvis mest hensiktsmessig å bruke mobilen. Vi ser også at mange bruker personalhåndboken på mobil når de er hjemme, for eksempel for å sjekke rutiner rundt søknad om ferie eller retningslinjer for varsling av syke barn, sier Lunde Sørli.

Les mer om Infotjenesters personalhåndbok

 

Relevante kurs:

 

 

Del dette med dine kolleger eller venner: