facebook_pixel

Sjekkliste for varsling av kritikkverdige forhold

Fra i sommer skal alle virksomheter med minst 5 ansatte ha rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Her er sjekklisten du må gjennom for å sikre at du følger loven.

Kilde: Knut Arild Vold, journalist hos Infotjenester

1. juli 2017 ble det krav om at alle virksomheter med 5 eller flere ansatte må ha skriftlige rutiner for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Kjenn rettighetene dine på jobb – Her får du en oversikt

Disse rutinene skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Rutinene skal minst inneholde:

  • oppfordring om å varsle
  • fremgangsmåten for varsling
  • fremgangsmåten for mottak, behandling og oppfølging av varsling

Viktigst at den blir tatt i bruk

Infotjenesters HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier det ikke trenger å være en veldig stor jobb å få på plass de nødvendige rutinene.

– Vi har sett medieoppslag der budskapet er at det å få på plass rutiner for varsling er så omfattende at du trenger profesjonell hjelp. Vi mener at de fleste virksomheter fint klarer å etablere slike rutiner på egenhånd. Ofte legges det veldig stor vekt på de formelle rutinene, og man bruker store ressurser på hva som skal stå og rekkefølgen det skal stå i. Så glemmer man å gjøre rutinen kjent og få folk til å tro på at du faktisk mener det, sier Sandtorp.

Les også: Arbeidsgivere tøyer reglene

Holder med én side

En rutine for varsling må ikke være svært omfattende og det er ikke noe i veien for å ta utgangspunkt i et generelt forslag, som så tilpasses virksomheten.

Kunder av Infotjenesters personalhåndbok og HMS-håndbok har tilgang til et forslag, som redaktøren av håndboken kan tilpasse til sin egen virksomhet og legge inn i håndboken.

– Hvis du ikke har en elektronisk personal- eller HMS-håndbok som sørger for at alle ansatte får tilgang til rutinene, kan det være et alternativ å ha den som oppslag på veggen. Husk imidlertid at varslingsrutinen også må være kjent for innleide arbeidstakere, som etter det nye regelverket har samme rett til å varsle som egne ansatte, sier Sandtorp.

Hva er kritikkverdige forhold?

Infotjenester anbefaler at det i rutinene tas inn eksempler på hva som er  kritikkverdige forhold.

– Eksempler på kritikkverdige forhold kan være lovbrudd eller brudd på allment aksepterte etiske oppfatninger i samfunnet, brudd på HMS-regler, bruk av verneutstyr, mobbing, trakassering, korrupsjon osv.

Faktaside hos Arbeidstilsynet om varsling av kritikkverdige forhold

Har krav på vern ved varsling

Etter arbeidsmiljøloven har ansatte og innleide som varsler om kritikkverdige forhold et vern mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver. For at arbeidstakerne skal ha rett til vern stilles det krav om «forsvarlig varsling». Det sier Infotjenesters arbeidsrettsjurist Hans Gjermund Gauslaa.

– Vi anbefaler at nærmeste leder med personalansvar eller verneombudet alltid blir varslet først. Dersom det kritikkverdige forholdet er knyttet til nærmeste leder, kan det varsles til lederens overordnede. Å varsle tilsynsmyndighetene vil alltid være å se på som forsvarlig varsling, sier Gauslaa.

Bruk gjerne avvikssystemet

I Infotjenesters forslag til rutine heter det at kritikkverdige forhold kan varsles skriftlig eller muntlig, eventuelt gjennom e-post eller sms.

– Det kan være fornuftig å legge inn i rutinene at det den som tar imot et varsel muntlig har ansvar for å skrive det ned. Hvordan varselet behandles i etterkant kommer i stor grad an på hva det handler om. For virksomheter som har et elektronisk avvikssystem anbefaler vi at forhold som ikke er personsensitive registreres i avvikssystemet. Da sikrer man samtidig dokumentasjon og at det blir fulgt opp etter gjeldende rutiner, sier HMS-rådgiver Anne Sandtorp.

I personsensitive saker er det viktig å være bevisst på hvordan avvikssystemet er satt opp, slik at ikke personer får tilgang til sensitiv informasjon de ikke skal ha. I slike saker er det mer naturlig å oppbevare varselet i personalmappen til den det gjelder, avslutter Sandtorp.

Les også: 5 tips for godt HMS-arbeid

Sjekkliste

Her er sjekklisten du må gjennom for å være sikker på at du har på plass rutiner som er innenfor regelverket.

  • Har virksomheten en skriftlig rutine for varsel av kritikkverdige forhold?
  • Er rutinen utarbeidet i samarbeid med de ansatte og deres tillitsvalgte?
  • Inneholder rutinen en oppfordring om å varsle?
  • Inneholder rutinen en fremgangsmåte for varsling?
  • Inneholder rutinen en fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling?
  • Er rutinen gjort kjent for arbeidstakerne og blir nyansatte informert?
  • Er rutinen gjort kjent for innleide arbeidstakere og har vi en rutine for å håndtere dette fortløpende?
  • Er vi trygg på at rutinen vil bli fulgt av de ansatte og lederne?
  • Kan vi redegjøre for hvordan vi jobber systematisk med varsel om kritikkverdige forhold ved et eventuelt tilsynsbesøk?

 

Systemstøtte for HMS

Infotjenester har utviklet et HMS-verktøy med systemstøtte for HMS-årshjul, systematisk vernerunde og årlig gjennomgang. Les mer om HMS-prosesser her.

 

Del dette med dine kolleger eller venner: